Como fazer a gestão de equipes de projetos digitais

Gerenciar pessoas nunca foi tarefa fácil, mas o ambiente digital tende a facilitá-la. Através dele, e de ferramentas de gestão online, é possível estabelecer novas formas de interação e relação entre a equipe. Desde ficar por dentro do que todos estão fazendo em tempo real até o compartilhamento e o repositório de arquivos e informações fundamentais para a execução do projeto. Assim você prima pela transparência nas demandas e motiva o time a colaborar.
Afinal, quando as pessoas são má lideradas, com cada um trabalhando de um jeito e focando em prioridades diferentes, não se pode esperar uma alta performance coletiva. Mas se todos usarem a mesma ferramenta para organizar sua lista de tarefas, delegar, criar lembretes recorrentes e interagir com os outros profissionais, todos terão as mesmas armas para serem produtivos. Uma ferramenta de gestão online traz ainda outras vantagens. Veja quais:

1. Preço acessível

Não é preciso instalar nenhum programa no seu computador, basta acessar a ferramenta através do navegador. A licença para uso é muito mais barata se comparada a programas que precisam ser baixados. Além disso, você pode começar gerenciando uma ou duas equipes e, depois, expandir conforme houver um retorno positivo do seu investimento.

2. Suporte e treinamento para a equipe de colaboradores

De nada adianta implementar formas inovadoras de gestão se o pensamento e o modo de agir das pessoas envolvidas não mudarem. A maioria das ferramentas de gestão online prezam por um suporte atento aos clientes, e também oferecem pacotes de treinamento.

3. Design intuitivo

Aqueles que nunca usaram um software de gerenciamento de projetos não precisam se preocupar se vão ficar “perdidos” com a nova interface. Menu lateral, ícones autoexplicativos, campo de busca, fácil acesso ao perfil do usuário, funções principais em evidência: tudo é organizado na tela de forma intuitiva, a que os usuários estão familiarizados. Lembra, inclusive, uma rede social.

4. Evolução contínua

A comunidade de profissionais que usam um software de gestão está cada vez mais exigente e suas expectativas devem ser atendidas pela ferramenta que contratam. Por isso, desenvolvedores trabalham duro para criar as novas funcionalidades de que os clientes precisam, além de estudarem para tornar a experiência de gestores, líderes e colaboradores a mais rica possível.

5. Repositor único de documentos

Onde está aquela apresentação importante? No meio dos milhares de e-mails ou nas centenas de pastas do seu computador? Guardar os arquivos e comentários já compartilhados de forma organizada é uma das principais razões para que gestores optem por uma ferramenta de gestão online. Todo o capital intelectual fica salvo na nuvem, evitando que compromissos sejam esquecidos e possibilitando o trabalho à distância e a pesquisa de dados no histórico das tarefas.

6. Transparência e agilidade na gestão

Você saberia dizer em que tarefa cada um de sua equipe está trabalhando agora? Com um software de gestão, saberia com alguns cliques. Dependendo da ferramenta, é possível visualizar ainda a data de entrega da tarefa, a qual projeto e cliente pertence e até o índice de produtividade daquela equipe. Toda essa transparência permite ao gestor tomar decisões mais inteligentes, seja identificar e sanar o desempenho abaixo da média ou recompensar os profissionais mais produtivos.

7. Relatórios gerenciais automáticos

É possível conhecer a real vantagem competitiva da sua empresa quando a mensuração dos resultados é feita à mão? Para evitar essa desconfiança, um software de gestão reúne todos os dados e gera automaticamente relatórios de custos e timesheet. Dessa forma, você é capaz de saber, por exemplo, quando seu time ficará livre para novas demandas e a diferença entre a verba gasta nos projetos versus a que foi orçada.

Autor: Antonio Carlos Soares, CEO do Runrun.it, software de gestão de tarefas, tempo e desempenho